Mainos- tai digitoimiston valinta on tärkeä vaihe yrityksen liiketoiminnan kannalta. Parhaat tekijät ovat kiireisiä ja heikosti tehtyä tarjouspyyntöä ei saateta edes huomioda. Tästä syystä hyvin laadittu tarjouspyyntö saa tekijät haluamaan juuri sinun projektiasi.

Yrityksesi kahvipöytäkeskusteluissa on jo pitkään puhuttu yritysilmeen uudistamisesta ja nettisivujen päivittämisestä nykyaikaan. Myönteinen päätös on vihdoin tehty ja nyt on tarkoituksena etsiä yrityksellesi sopiva kumppani yritysilmeen ja nettisivujen remontoimiselle. Tämän postauksen tarkoituksena on auttaa tilaajaa ymmärtämään projektia ja sen tavoitteita paremmin.

Mainos- tai digitoimiston valinta on iso ja merkittävä askel yritykselle. Toimistoja löytyy erilaisia ja jokaisella on vahvuutensa esim. markkinoinnista, brändäämisestä ja nettisivujen toteutuksesta. Miten löydän tekijöiden joukosta juuri sen minulle sopivan toimiston? Ensimmäinen askel on kattavan tarjouspyynnön laatiminen.

Mitä hyvä tarjouspyyntö sisältää?

1. Yleistiedot tilaajasta

Kuka? Mitä? Missä? Aloita kertomalla yrityksestäsi ja liiketoiminnastasi. Yrityksen koko historiaa ei tarvitse välttämättä kertoa, yrityksen tämänhetkinen tilanne riittää.

2. Projektin tavoitteet

Uutta ilmettä ei kannata lähteä hakemaan vain, koska entinen on kulunut. Projektille on tärkeää asettaa realistiset tavoitteet ja niitä voi lähteä pohtimaan mm. seuraavilla kysymyksillä: “Miksi uutta ilmettä tai nettisivuja tarvitaan?” “Mitä yritys haluaa saavuttaa?” Näitä on suositeltavaa pohtia yhdessä kollegoiden kesken. 

3. Yritysilme ja markkinointimateriaalit

Onko yrityksen markkinointimateriaalit mallia neuvostoliiton lentolehtinen talvisodan ajoilta? Toveri, kartoita valmiiksi, mitä kaikkea uuden vallankumouksen aloittamiseksi tarvitaan. Uusi yritysilme? Roll-uppeja? Lehtimainoksia? Käyntikortteja?  

4. Nettisivujen toiminnallisuudet

Nettisivuille on mahdollista ohjelmoida kaikenlaista ja tarjouspyyntöön on suositeltavaa luetella halutut toiminnallisuudet, esimerkiksi:

  • Blogi
  • Kuvagalleria
  • Lomakkeet (varauslomake, tarjouspyyntö, yhteydenotto jne.)
  • Ajanvaraus

5. Teknologia

Tarjouksessa kannattaa kertoa, että onko teillä käytössä esim. julkaisu- tai vaurausjärjestelmää. Toimijoilta kannattaa kysyä myös avoimen lähdekoodin palveluista. Mark my words: jos toimija tarjoaa esimerkiksi verkkosivuille omaa julkaisujärjestelmäänsä (CMS), voit helposti jäädä toimittajaloukkuun. 

6. Aikataulu

Projektille on hyödyllistä määrittää ripeä aikataulu (1kk-2kk) jos puhutaan keskikokoisesta projektista. Silloin yrityksesi pääsee hyödyntämään uutta materiaalia nopeammin markkinoinnissa ja liiketoiminnassa. Suuremmat kokonaisuudet on parempi lohkoa pienempiin jaksoihin.

7. Hinnoittelu

Sinun on huomattavasti helpompi suorittaa vertailua jos pyydät toimijoita erittelemään tarjouksissa, mistä kokonaishinta muodostuu. Suosittelemme pyytämään hinnat vähintään seuraaville palveluille:

  • Yritysilmeen suunnittelu
  • Markkinoinnin suunnittelu
  • Markkinointimateriaalien suunnittelu
  • Nettisivujen visuaalinen suunnittelu
  • Nettisivujen ohjelmointi
  • Hakukoneoptimointi
  • Päätelaitteiden testaaminen

8. Oma budjetti

Montako kolikkoa olet valmis maksamaan palveluista? Oman budjetin kertominen auttaa toimistoja arvioimaan, että onko yrityksesi heidän kokoluokkaansa sopiva.

Noniin, nyt on tarjouspyyntö revitty kasaan ja seuraavaksi etsitään yrityksellesi sopivat toimijat.

Kenelle lähetän tarjouspyyntöni?

Kuten aiemmin mainittiin - tekijöitä löytyy useita. Mahdollisia ehdokkaita googlatessasi voit miettiä ainakin seuraavia asioita:

  • Kysele kokemuksia kollegoilta ja muilta yrityksiltä
  • Selaile referenssejä ja tehtyjä töitä
  • Varmista, että yritys tarjoaa avoimen lähdekoodin ratkaisuja
  • Tarkista toimijan tekninen osaaminen tarkistamalla heidän omat verkkosivut. Teknistä toteutusta on hankalaa arvioida paljaalla silmällä, mutta onneksi tätä varten on kehitelty muutamia työkaluja esim. GTmetrix. Jos testi antaa palautteeksi paljon virheitä ja heikon arvosanan, suosittelen miettimään kannattaako heiltä kysyä tarjousta.

Nettisivut ovat kokonaisuus ja se ei muodostu pelkästään näyttävästä ulkoasusta. Nettisivuilla täytyy olla laadukasta sisältöä ja ammattitaitoista koodia. 

Laadukkaan tarjouspyynnön laatiminen ei vie kauaa ja se antaa yrityksestäsi halutumman kuvan toimijoille. Pelkät lyhyet kyselyt tarjouksista eivät herätä toimijoissa mielenkiitoa ja he voivat ohittaa tarjouspyyntösi kokonaan.